BMF veröffentlicht Anwendungserlass zur Einzelaufzeichnungspflicht

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Aufgrund der gesetzlichen Neuregelung zu § 146 AO zur Einzelaufzeichnungspflicht im Jahr 2016 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) nunmehr auch den Anwendungserlass zur Abgabenordnung neu gefasst. Insbesondere macht das Schreiben Ausführungen zur Einzelaufzeichnungspflicht, zur künftigen Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht aus Zumutbarkeitsgründen sowie zu den Aufzeichnungspflichten bei Verwendung einer offenen Ladenkasse. Insbesondere in Rz. 2.2.6 wird nunmehr auch klargestellt, dass auch bei Dienstleistungen auf die Aufzeichnung der Kundendaten verzichtet werden kann, sofern diese nicht zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit des Geschäftsvorfalls benötigt werden.

Sehr geehrte Damen und Herren,
durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (sog. Kassengesetz) ist u.a. die Einzelaufzeichnungspflicht in § 146 AO gesetzlich geregelt worden. Das BMF hat deswegen nunmehr auch den Anwendungserlass zur Abgabenordnung neu gefasst. Insbesondere macht das Schreiben Ausführungen zur Einzelaufzeichnungspflicht, zur künftigen Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht aus Zumutbarkeitsgründen sowie zu den Aufzeichnungspflichten bei Verwendung einer offenen Ladenkasse.

1. Inhalt
Folgende Punkte halten wir dabei für besonders relevant:

  1. Elektronische Vorsysteme mit externer Geldaufbewahrung
    Neu aufgenommen wurde in Rz. 2.1.4 der Hinweis, dass auch elektronische Vorsysteme mit externer Geldaufbewahrung als elektronische Aufzeichnungssysteme gelten. Hierunter sind insbesondere die Fälle zu fassen, in denen eine Registrierkasse und zur externen Geldaufbewahrung ein Kellnerportemonnaie oder ein Taxameter und eine offene Ladenkasse verwendet werden. Somit ist klargestellt worden, dass in diesen Fällen ausdrücklich die Einzelaufzeichnungspflicht zu beachten ist.
  2. Ausfall elektronischer Aufzeichnungssysteme
    Ferner wurde in Rz. 2.1.6 klargestellt, dass bei Ausfall des elektronischen Aufzeichnungssystems die Aufzeichnungspflichten entsprechend derjenigen der offenen Ladenkasse gelten. Dies führt dazu, dass in den Fällen, in denen statt eines elektronischen Aufzeichnungssystems auch die Führung einer offenen Ladenkasse zulässig ist, von einer papierhaften Einzelaufzeichnung abgesehen werden kann. Mit der Klarstellung wurde eine Forderung der Spitzenverbände umgesetzt.
  3. Ausweis des Steuerbetrags in einer Summe
    Weiter wurde in Rz. 2.1.3 klargestellt, dass im Rahmen der Einzelaufzeichnung der Ausweis des Steuerbetrags auch in einer Summe nach § 32 UStDV in der Rechnung und die Zusammenfassung des Entgelts und des darauf entfallenden Steuerbetrags in einer Summe nach § 33 S. 1 Nr. 4 UStDV möglich ist. Dies entspricht einer Forderung der Spitzenverbände.
  4. Verzicht auf Aufzeichnung der Kundendaten
    Durch die Streichung der Einschränkung „in einem Einzelhandelsgeschäft oder einem vergleichbaren Dienstleistungsunternehmen mit hohem Anteil an Laufkundschaft“ in Rz. 2.1.5 und der Aufnahme des Klammerzusatzes („zur Aufzeichnung der Kundendaten vgl. AEAO zu § 146, Nr. 2.1.5“) in Rz. 2.2.6 wird nunmehr klargestellt, dass auch bei Dienstleistungen auf die Aufzeichnung der Kundendaten verzichtet werden kann, sofern diese nicht zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit des Geschäftsvorfalls benötigt werden. Hierbei gilt es aber unbedingt zu beachten, dass, soweit Aufzeichnungen über Kundendaten tatsächlich geführt werden, diese auch aufbewahrungspflichtig sind, sofern dem nicht gesetzliche Vorschriften entgegenstehen.
  5. Kassen ohne Verkaufspersonal
    In der Rz. 3.4 wurde ein Passus ergänzt, dass es bei Kassen ohne Verkaufspersonal (sog. Vertrauenskassen, wie z.B. beim Gemüseverkauf am Feldrand, Fahrscheinautomaten sowie Waren- und Dienstleistungsautomaten) nicht beanstandet wird, wenn diese nicht täglich, sondern erst bei Leerung ausgezählt werden.
  6. Offene Ladenkassen neben der elektronischen Registrierkasse
    Die endgültige Fassung des Anwendungserlasses hat zwar eine Vielzahl der in der Stellungnahme der Spitzenverbände adressierten Fragestellungen aufgegriffen, jedoch sind nicht alle Punkte für eine rechtssichere Anwendung in der Praxis umgesetzt worden. Dies gilt insbesondere im Hinblick auf die in Rz. 2.2.3 aufgeführte Möglichkeit der Verwendung einer offenen Ladenkasse neben einer elektronischen Registrierkasse. Im Anwendungserlass wurde die angeregte Aufnahme von erläuternden Beispielen nicht vorgenommen, so dass es bei folgender Formulierung geblieben ist: „Ist für einen räumlich oder organisatorisch eindeutig abgrenzbaren Bereich aus technischen Gründen oder aus Zumutbarkeitserwägungen eine Erfassung über das vorhandene elektronische Aufzeichnungssystem nicht möglich, wird es nicht beanstandet, wenn zur Erfassung dieser Geschäftsvorfälle eine offene Ladenkasse verwendet wird.“ In der Folge ist im Rahmen von Kassen-Nachschauen und Betriebsprüfungen darzulegen, aus welchen der voranstehenden Gründen eine solche Erfassung im Einzelfall anzuerkennen ist.

 
2. Technische Richtlinie des BSI zur digitalen Schnittstelle und weiteres Vorgehen
Zwischenzeitlich hat auch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) im Benehmen mit dem Bundesministerium der Finanzen in Technischen Richtlinien die technischen Anforderungen an das Sicherheitsmodul, das Speichermedium und die einheitliche digitale Schnittstelle des elektronischen Aufzeichnungssystems („BSI TR-03153 Technische Sicherheitseinrichtung für elektronische Aufzeichnungssysteme“; „BSI TR-03151 Secure Element API (SE API)“; „BSI TR-03116 Kryptographische Vorgaben für Projekte der Bundesregierung Teil 5 – Anwendungen der Secure Element API“) festgelegt. Diese stehen auf der Internetseite des BSI zum Download bereit. Es bleibt abzuwarten, wie schnell Hersteller von entsprechenden technischen Sicherheitseinrichtungen die Anforderungen bei der Produktenwicklung umsetzen können und ob diese bis spätestens Ende des nächsten Jahres auf dem Markt verfügbar sind.